Intervista a Filippo Tasselli, Direttore Operations CrossGap S.r.l.

Filippo, cosa fa CrossGap?

CrossGap è una società che eroga servizi di traduzione e localizzazione multilingue. L’azienda, completamente italiana, è nata sul territorio bolognese alla fine degli anni ’80 ed è costituita da 35 dipendenti. E’ stata una delle prime realtà italiane a costituire un G.E.I.E., Gruppo Europeo di Interesse Economico il cui nome proprio è LCJ, un’istituzione “no profit” che consente a Crossgap di collaborare con altre due aziende per affrontare il mercato con un potere competitivo molto più elevato. In realtà, si è riusciti a trasformare tale strumento in un’iniziativa che, avendo una logica prevalentemente commerciale, comporta un ritorno economico per tutte le società che vi hanno aderito.

Le principali referenze dell’azienda sono rappresentate dalle più importanti società dell'Information Technology a livello mondiale e anche da società di comunicazione, marketing e di altri settori produttivi specifici.

Cosa intendi con servizi di localizzazione?

Localizzazione significa adattamento di un prodotto/servizio alle esigenze locali, in modo da poter rendere i prodotti e le loro documentazioni fruibili in tutto il mondo (es. software, siti web di e-commerce, prodotti audio-video, corsi di e-learning ed in generale tutto quanto concerne materiali di tipo tecnico-informatico).

Il processo di localizzazione non consiste solo nella mera traduzione dei testi, ma è costituito anche da aspetti tecnici quali la gestione della grafica, l’engineering, il testing, il software di ottimizzazione ed il business process design; quest’ultimo, oltre a sviluppare e gestire un sistema informativo proprietario per l’organizzazione delle attività, definisce anche l’insieme degli obiettivi e dei criteri che guidano la struttura interna e, di conseguenza, il processo di localizzazione dei clienti.

Qual è a tuo avviso un fattore critico per il successo dei vostri progetti?

Nello sviluppo di un progetto l’interazione con il cliente è fondamentale per la corretta comprensione delle sue esigenze. Uno degli errori più frequenti è proprio determinato dall’interpretazione sbagliata dei bisogni del cliente da parte del Project Manager, che può portare ad output non corrispondenti a quelli desiderati; inoltre, il non sempre corretto utilizzo degli strumenti di pianificazione e controllo dei progetti (ad esempio il budget), comporta solitamente incrementi dei costi interni e/o accelerazione dei tempi di esecuzione delle fasi finali.

Quali indicheresti come aspetti fondamentali per un progetto?

La comunicazione tardiva ed incompleta può contribuire certamente all’insuccesso.

La commistione di tutti questi elementi genera insoddisfazione sia da parte dell’azienda fornitrice che del cliente, con potenziale rischio di decremento della customer retention.

Per CrossGap gli ingredienti di successo del Project Management sono fondamentalmente otto:

1. coerenza con la business strategy – il Project Manager deve soddisfare le esigenze del cliente cercando però di operare coerentemente con la business strategy della propria azienda;
2. coordinamento – a livello di risorse, attività e fasi del progetto;
3. comunicazione – è importante comunicare la pianificazione di progetto a tutti gli attori coinvolti;
4. controllo – inteso come la capacità di guidare l’intero processo produttivo attraverso una pianificazione accurata delle attività e il monitoraggio dell’esecuzione;
5. trasparenza – nei confronti del team di progetto, sia per ciò che concerne gli stati di avanzamento dei lavori ma anche dei risultati e delle performance raggiunte;
6. definizione dei processi – è importante determinare chiaramente i sistemi di governance e i processi decisionali del progetto soprattutto quando gli attori sono numerosi e localizzati in diverse parti del mondo;
7. standardizzazione - a livello di processi, di organizzazione e anche di strumenti di comunicazione per semplificare la gestione operativa del progetto;
8. capitalizzazione del know-how – risulta di fondamentale importanza documentare processi e strumenti utilizzati all’interno di determinati progetti, al fine di poterli applicare, in seguito ad opportuni adattamenti, in altre situazioni successive.

In un business come il vostro qual è la valenza della metodologia del Project Management?

Al fine di realizzare un progetto di successo è necessario conoscere gli elementi e gli strumenti principali della metodologia per attribuirvi la giusta priorità. Oltre a questo diventa fondamentale avvalersi di un Project Manager di alto profilo professionale, in possesso di qualità personali quali la capacità di delega e la capacità di definire e gestire le priorità delle attività.

Operativamente come si traducono i principi che prima ci hai illustrato?

Volendo fare una sintesi possiamo così elencare le attività che sviluppiamo per ogni progetto CrossGap:

• definizione dei target di progetto - per essere coerenti con la business strategy occorre fornire ad ogni progetto una chiara definizione dei propri target (il Project Manager a cui viene affidato il cliente riceve una “scheda di progetto” nella quale vengono specificatamente indicati i sottoelementi costitutivi il target dello stesso);
• ruoli e responsabilità - al fine di rispondere alle esigenze di coordinamento dei team coinvolti e di gestire al meglio lo sviluppo dei vari progetti, vengono definite per ciascuno di essi delle chiare informazioni in merito a ruoli e responsabilità;
• regole di comunicazione - anche in questo caso è necessario stabilire chiari comportamenti normativi sin dall’inizio del progetto, individuare chi è responsabile di comunicare cosa, quando e in quali tempi è molto probabile che il progetto giunga al termine;
• pianificazione con Microsoft Project - il controllo, il processo decisionale e la conduzione del progetto sono fondamentali per una buona riuscita di quest’ultimo. I Project Manager di Crossgap attraverso una pianificazione dei progetti eseguita con l’applicativo Microsoft Project e con uno strumento proprietario hanno la possibilità di entrare nel dettaglio progetto per progetto, di pianificarlo e di ottenere altre informazioni importanti legate alle singole commesse;
• business intelligence - risponde alle esigenze di trasparenza delle informazioni. Tali strumenti sono condivisi da tutti i Project Manager e da tutte le risorse coinvolte nel progetto (attraverso questa modalità vengono prodotte le informazioni che successivamente le altre aree utilizzano per effettuare le loro operazioni);
• chiara definizione degli organigrammi di progetto - è molto importante capire i ruoli all’interno del progetto e le aree con le quali scambiare informazioni e dati, in quanto i progetti gestiti dall’azienda sono suscettibili di variazioni in termini di complessità;
• mappatura dei processi - al fine di riutilizzare il know-how sviluppato in progetti precedenti vengono mappati tutti i processi aziendali, compresi quelli standard amministrativi e burocratici;
• monitoraggio degli standard – fondamentale per garantire la qualità del servizio fornito e innescare un processo di miglioramento continuo.

Ci descrivi brevemente il contesto competitivo in cui si trova ad operare CrossGap?

CrossGap deve affrontare due ordini di complessità nella gestione dei progetti: uno di carattere organizzativo, derivante dallo sviluppo e gestione di più progetti contemporaneamente, ognuno con le proprie specificità, l’altro dovuto alla struttura competitiva del mercato, che impone, nel settore della localizzazione, un trend discendente della marginalità. Tutto ciò necessita di una forte strutturazione interna nella gestione dei progetti e pone la comunicazione organizzativa tra le leve principali della metodologia del Project Management sviluppata dall’azienda.

In conclusione, CrossGap gestisce progetti “chiavi in mano” di qualsiasi dimensione e di ogni livello di complessità tecnica, tutti sviluppati con la stessa metodologia ed applicando gli stessi principi base. Gestione economica, pianificazione e controllo assumono dunque un ruolo fondamentale.